Alexander Meinel
Dresdener Straße 6, 90491 Nürnberg
E-Mail: datenschutz@kuemmerer-ki.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht (§ 38 BDSG) liegen derzeit nicht vor.
Kümmerer ist ein KI-gestützter Assistent, der für Immobilieneigentümer Instandhaltungsmeldungen entgegennimmt (Anruf oder Textnachricht), mit Handwerkern koordiniert und den Eigentümer bei Bedarf um eine Freigabe bittet. Kümmerer ersetzt keine vollständige Hausverwaltung.
Kunde kann jede Eigentümerin und jeder Eigentümer sein – eine Privatperson ebenso wie eine Gesellschaft, etwa eine GmbH oder eine Vermögensverwaltung, in der Immobilien gehalten werden. Nicht geeignet ist Kümmerer für Eigentümer einer einzelnen Wohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft: dort ist die bestellte Hausverwaltung zuständig.
Rollenverteilung: Für die Daten seiner Mieter und Handwerker ist der Eigentümer der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; Kümmerer verarbeitet sie in seinem Auftrag. Die dazu nach Art. 28 DSGVO erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Mieterinnen und Mieter finden eine eigene, verständliche Datenschutzinformation.
Kümmerer entscheidet einen Teil der Abläufe selbständig, ohne dass ein Mensch dazwischentritt: welcher der hinterlegten Handwerker für ein gemeldetes Problem kontaktiert wird, ob ein Anliegen dringend ist und sofort an einen Menschen weitergeleitet werden muss, und ob ein Fall zu einem bereits offenen Vorgang gehört oder ein neuer ist.
Die Grenzen dieser Entscheidungen legt der Eigentümer fest – insbesondere einen Betrag, ab dem Kümmerer nichts mehr allein veranlassen darf, sondern erst seine Freigabe einholt. Es findet kein Profiling statt: es werden keine Persönlichkeits- oder Verhaltensprofile gebildet und keine Bewertungen von Personen vorgenommen.
Diese Entscheidungen entfalten gegenüber den Beteiligten keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen sie nicht in ähnlicher Weise erheblich im Sinne von Art. 22 DSGVO – es geht um die Organisation von Reparaturen, nicht um Entscheidungen über Personen. Jede betroffene Person kann jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen; die Assistenz gibt den Fall dann unverzüglich ab.
Wichtig, weil oft gefragt: Kümmerer zeichnet Telefonate NICHT auf. Es entsteht keine Tonaufnahme Ihres Gesprächs. Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung aller Beteiligten wäre in Deutschland ohnehin eine Straftat (§ 201 StGB) - die Aufnahmefunktion des Sprachdienstleisters ist deshalb ausdrücklich abgeschaltet.
Was stattdessen passiert: Damit die Assistenz sich nach dem Gespräch überhaupt um Ihr Anliegen kümmern kann, wird das Gesprochene während des Anrufs in Text umgewandelt und ausgewertet - daraus entstehen der Vorgang, die nötigen Handwerkerkontakte und die Benachrichtigungen. Dieser Text liegt für kurze Zeit beim Sprachdienstleister, damit die Auswertung auch dann noch nachgeholt werden kann, wenn sie technisch einmal fehlschlägt. In unsere eigene Vorgangsakte wird er nicht übernommen.
Bei uns gespeichert wird stattdessen nur ein strukturierter Verlauf pro Vorgang: Zeitpunkt, Art des Ereignisses (z.B. "Meldung eingegangen", "Handwerker kontaktiert", "Status-Update an Eigentümer") und wer beteiligt war. Dazu: Kontaktdaten (Name, Telefonnummer), Ort und Beschreibung des gemeldeten Problems, Status des Vorgangs.
Fotos und Anhänge (z.B. das Foto eines Wasserflecks, per Nachricht geschickt) werden nicht in unserer Vorgangsdatenbank abgelegt, sondern ausschließlich beim Nachrichtendienstleister (USA, siehe Abschnitt 6) gespeichert und von dort bei Bedarf an den beauftragten Handwerker weitergegeben. Sie werden spätestens 90 Tage nach Empfang automatisch gelöscht.
Startplatz-Vormerkung (Altbestand): Auf unserer Startseite gab es zeitweise ein Formular, über das man sich einen Startplatz vormerken lassen konnte. Es wird nicht mehr angeboten. Für die dabei bereits übermittelten Daten gilt weiterhin: wir speichern die angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Anzahl Ihrer Objekte/Einheiten), um Sie zum Produktstart persönlich zu kontaktieren - Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und auf Wunsch jederzeit gelöscht (E-Mail genügt).
Zur Erbringung der Leistung werden folgende externe Dienste eingesetzt:
Eine Tonaufnahme der Gespräche findet nicht statt (siehe Abschnitt 4). Deepgram wandelt das Gesprochene während des Anrufs in Text um; dieser Text wird bei Vapi vorgehalten, damit die Auswertung nach dem Gespräch stattfinden und ein technisch fehlgeschlagener Durchlauf nachgeholt werden kann, und anschließend automatisch gelöscht (siehe oben). ElevenLabs erhält ausschließlich den Text, den die Assistenz aussprechen soll.
Grundlage der Zusammenarbeit und der Übermittlung in die USA: Mit den genannten Anbietern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), die Bestandteil ihrer Geschäftsbedingungen sind. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die darin enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); soweit ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Deepgram und ElevenLabs sind als Unterauftragsverarbeiter über Vapi eingebunden.
Anmeldung ohne Passwort. Für den Zugang zum Dashboard verwenden wir einen Anmeldelink per E-Mail ("Magic Link") statt eines Passworts. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie einen zufällig erzeugten Anmelde-Token. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – ohne Anmeldung können wir Ihnen den Zugang zu Ihren Daten nicht bereitstellen. Der Anmeldelink ist 30 Minuten gültig und nur einmal verwendbar; danach wird er als verbraucht markiert.
Sitzungs-Cookie. Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein Cookie mit dem
Namen kuemmerer_sitzung. Es enthält ausschließlich eine zufällige
Zeichenfolge (keine personenbezogenen Inhalte), ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt
(HttpOnly), wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen (Secure) und ist
auf 90 Tage ab der letzten Nutzung befristet. Sie können es jederzeit durch Abmelden oder
Löschen der Browser-Cookies entfernen.
Dieses Cookie ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) – ohne es wären Sie bei jedem Seitenaufruf abgemeldet. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken. Ebenso binden wir keine externen Schriftarten, Karten oder Skripte von Dritten in unsere Seiten ein.
Server-Protokolle. Beim Aufruf unserer Seiten fallen technisch bedingt Protokolldaten an (u.a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse). Wir verarbeiten sie ausschließlich zum sicheren Betrieb und zur Abwehr von Missbrauch (z.B. Begrenzung der Anfragen pro Absender). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden beim Hosting-Anbieter nur kurzzeitig vorgehalten und nicht dauerhaft gespeichert; wir werten sie nicht personenbezogen aus.
Anmeldedaten: Anmeldelinks verfallen nach 30 Minuten, Sitzungen nach 90 Tagen ohne Nutzung und werden dann automatisch entfernt. Beim Abmelden wird die Sitzung sofort gelöscht.
Abgeschlossene Vorgänge (erledigt oder storniert) werden automatisch drei Jahre nach der letzten Aktivität endgültig gelöscht, einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Diese Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährung nach § 195 BGB und den mietrechtlichen Nachweisfristen. Die Löschung ist im System technisch umgesetzt und läuft automatisch.
Kürzer gespeichert werden: das Text-Transkript eines Anrufs beim Sprachdienstleister (Löschung nach Abschluss der Auswertung, siehe Abschnitt 6) und Fotos/Anhänge beim Nachrichtendienstleister (spätestens 90 Tage nach Empfang). Rechnungen bewahren wir auf, solange steuer- und handelsrechtliche Pflichten das verlangen.
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Anfragen bitte an datenschutz@kuemmerer-ki.de.
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