KI für Hausverwaltungen: Was sie heute übernimmt – und was nicht.

Verwaltungen haben kein Erkenntnisproblem, sondern ein Mengenproblem. Das VDIV-Branchenbarometer 2026 hält fest: 62,1 % der befragten Immobilienverwaltungen bezeichnen sich als überlastet, und 45,9 % haben mehr als die Hälfte eingehender WEG-Gesuche abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem Abwehrangebot beantwortet.

Am sichtbarsten ist KI dort, wo der Kontakt entsteht: am Telefon. Für eine Verwaltung ist deshalb nicht entscheidend, ob ein System sprechen kann. Entscheidend ist, was danach tatsächlich erledigt ist und was weiterhin auf dem Schreibtisch liegt.

Rechnen Sie einen üblichen Fall durch. Der Anruf ist angenommen, das Anliegen erfasst, der Vorgang liegt sauber beschrieben vor. Danach muss immer noch jemand die Rolle des Melders prüfen, entscheiden, ob es überhaupt ein Handwerkerfall ist, die Zuständigkeit für die Kosten festhalten, den richtigen Betrieb heraussuchen, die Freigabe klären, einen Termin abstimmen, den Mieter informieren und nach dem Termin nachfassen.

Die Aufnahme ist der kürzeste dieser Schritte. Systeme dieser Kategorie können bei der Aufnahme enden. KÜMMERER arbeitet den Vorgang weiter, und zwar deshalb, weil diese Kette der eigentliche Aufwand ist. Wir haben es nicht gebaut, weil KI gerade interessant ist.

Wie diese Kette im Einzelnen läuft, steht im Überblick: der vollständige Ablauf mit allen Entscheidungen.

Instandhaltung ist der Bereich, in dem sich Arbeit übergeben lässt, weil die Entscheidungen vorher festgelegt werden können. Für dieses Objekt gilt dieser Betrieb, bis zu diesem Betrag, bei diesem Anliegen dieser Weg. Das Ergebnis ist überprüfbar: Es kommt jemand, oder es kommt niemand.

Andere Anliegen sind genau deshalb ausgenommen. Nebenkostenabrechnung, Miethöhe, Kündigung, Kaution, Erlaubnisse, Verhalten anderer Bewohner: Dort ist die richtige Antwort eine Entscheidung der Verwaltung und häufig eine Rechtsfrage. Diese Anliegen werden aufgenommen und weitergegeben, ohne Einschätzung und ohne Auskunft.

Aus über 10 Jahren Vermietungspraxis und Hunderten realen Mieteranliegen ist diese Trennung entstanden, nicht aus einer Produktidee. Was zuverlässig entschieden werden kann, wird entschieden. Der Rest wird zuverlässig übergeben.

Ein großer Teil der Anrufe in einer Verwaltung sind ohnehin keine neuen Meldungen, sondern Nachfragen zu alten. Diese Anrufe entstehen nicht, wenn Mieter, Betrieb und Auftraggeber nach jedem Schritt eine kurze Nachricht bekommen. Automatisiert wird dabei die Statusmeldung, nicht das Gespräch über strittige Fragen.

Die Regeln liegen beim Objekt: welcher Betrieb, welche Freigabeschwelle, welche Fälle grundsätzlich zur Verwaltung gehen. Gesetzt werden sie vom Auftraggeber, von einer hinterlegten Rufnummer oder im Dashboard.

Beauftragt wird nur innerhalb der Grenze, die tatsächlich gilt; ein höherer Betrag oder ein anderer Betrieb verlangt eine neue Freigabe. Fehlt die Grundlage, unterbleibt die Beauftragung, und der Fall geht an die Verwaltung. Nachzulesen ist wie diese Grenze im Einzelnen zustande kommt.

Was außerdem gilt, und zwar ohne Kleingedrucktes: Am Telefon wird zu Beginn offengelegt, dass eine KI-Assistenz spricht. Eine Tonaufnahme des Gesprächs entsteht nicht; das Gesprochene wird während des Anrufs in Text umgewandelt, für die Auswertung genutzt und danach beim Anbieter gelöscht. Sprachverarbeitung, KI-Auswertung und Nachrichtenversand laufen über Dienstleister in den USA; welche das sind und auf welcher Grundlage, steht in der Datenschutzerklärung. Und was Mieter oder Betriebe sagen oder schreiben, ist Inhalt des Vorgangs und niemals eine Anweisung an das System.

Bei Notfällen wie Rohrbruch oder Gasgeruch wird sofort der hinterlegte Notfallkontakt beziehungsweise der Auftraggeber informiert, ohne vorherige Prüfung, wer anruft; bei Gefahr für Menschen wird zuerst auf die 112 verwiesen.

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pro verwalteter Einheit und Monat, ab 100 Einheiten. Keine Staffel, keine Pakete. Der Preis hängt nicht davon ab, wie viele Meldungen eingehen, und damit auch nicht davon, wie alt Ihre Bestände sind.

Das ist bewusst die langweiligste Zeile dieser Seite. Eine Abrechnung pro Vorgang oder pro Minute macht ausgerechnet den Fall teuer, der am meisten Arbeit macht. Eine Zahl je Einheit lässt sich vorher rechnen, und sie verändert sich nicht, wenn im Februar drei Heizungen gleichzeitig ausfallen.

Die Angebote für Hausverwaltungen sind schwer zu vergleichen, weil sie an unterschiedlichen Stellen enden. Diese zehn Fragen helfen, das vor einer Entscheidung zu klären. Sie gelten für jeden Anbieter, auch für uns.